I korthet
Best of Breed betyder att du väljer det bästa systemet för varje behov, till exempel ett HR-system, ett lönesystem och ett tidrapporteringssystem från olika leverantörer, i stället för en enda allt-i-ett-lösning. Fördelen är bättre funktionalitet inom varje område. Nackdelen är att systemen måste prata med varandra, och det är integrationerna som avgör om strategin lyckas.
Vad är Best of Breed?
Best of Breed är en strategi där organisationen väljer det ledande systemet inom varje funktionsområde, i stället för att låta en leverantör täcka allt. Inom HR och lön kan det till exempel se ut så här:
- Ett HR-system för personaldata, organisation och medarbetarsamtal
- Ett lönesystem som hanterar svenska eller nordiska kollektivavtal, skatter och semesterregler
- Ett system för tid och schema
- Ett rekryteringssystem
- Ett system för utlägg och reseräkningar
Alternativet är en så kallad svit eller HCM-plattform, där en och samma leverantör erbjuder alla moduler.
Best of Breed eller allt-i-ett?
| Best of Breed | Allt-i-ett-svit | |
|---|---|---|
| Funktionalitet | Djup inom varje område | Bred, men ofta grundare per område |
| Användarupplevelse | Anpassad efter varje användargrupp | Enhetlig, men kompromissar |
| Integrationer | Behövs mellan systemen | Inbyggda inom sviten, men behövs ändå mot externa system |
| Flexibilitet | Byt ett system i taget | Större inlåsning, ett byte blir ett stort projekt |
| Lokala krav | Lokala lönesystem hanterar nordiska regler | Globala sviter kräver ofta en lokal lönelösning ändå |
| Leverantörer | Flera avtal att hantera | Ett avtal |
I praktiken landar många nordiska organisationer någonstans mittemellan. En koncern kan ha ett globalt HR-system men olika lönesystem i Sverige, Norge, Danmark och Finland, eftersom löneregler och kollektivavtal skiljer sig åt mellan länderna. Då är man redan i en Best of Breed-miljö, oavsett vad man kallar det.
Fördelarna med Best of Breed
Bäst funktionalitet för varje behov. Ett specialiserat lönesystem är byggt för att hantera just lön, med alla regler och undantag som det innebär. Samma sak gäller rekrytering, schemaläggning och HR-administration.
Bättre användarupplevelse. När chefer, medarbetare och lönespecialister får verktyg som passar deras vardag ökar användningen, och datan i systemen blir mer komplett.
Flexibilitet och mindre inlåsning. Om ett system inte längre passar kan du byta just det, utan att riva upp hela HR-miljön.
Snabbare innovation. Specialiserade leverantörer utvecklar ofta sina produkter snabbare inom sitt område, inte minst när det gäller nya AI-funktioner.
Nackdelarna och riskerna
Integrationerna. Samma medarbetare finns i flera system. När någon anställs, byter tjänst eller slutar måste informationen nå lönen, tidsystemet och behörighetssystemen. Görs det manuellt, med Excel-filer och dubbelregistrering, uppstår fel i lönen och risker kopplade till GDPR när personuppgifter skickas runt.
Datakvalitet. Om det inte är tydligt vilket system som äger vilken data blir det svårt att lita på siffrorna. Det påverkar både rapportering och möjligheten att använda AI på HR-data.
Fler leverantörer. Fler avtal, fler kontaktpersoner och fler releaser att hålla koll på.
Kostnad. Flera licenser kan bli dyrare än en svit på pappret. Jämför därför den totala kostnaden, inklusive manuellt arbete, felrättningar och implementering. En svit som inte passar verksamheten kan i slutändan bli den dyrare lösningen.
Integrationen avgör om Best of Breed lyckas
De flesta nackdelar med Best of Breed handlar i grunden om samma sak: att få systemen att fungera ihop. Det finns tre vanliga sätt att lösa det.
- Egenutvecklade integrationer. Ger full kontroll men kräver utvecklare, och varje ny koppling blir ett eget projekt att underhålla.
- Leverantörernas färdiga kopplingar. Fungerar bra när de finns, men täcker sällan alla flöden och anpassas inte efter er verksamhet.
- En integrationsplattform i mitten. Varje system kopplas en gång till plattformen, som sedan hanterar flödena mellan dem, övervakar att data går fram och larmar vid avvikelser.
Med en integrationsplattform blir HR-systemet källan för personaldata, anställningsinformation går automatiskt till lönen och lönedata kan gå tillbaka till HR eller ekonomi. När ni byter ett system kopplar ni bara om det systemet, inte allt annat.
Så hjälper Twine till
Twine kopplar ihop HR-, löne- och närliggande system i hela Norden och anpassar flödena när era behov eller system förändras. Läs mer på twine.se
Checklista: så lyckas du med Best of Breed
- Kartlägg vilka data som behöver flöda mellan vilka system, och hur ofta.
- Bestäm vilket system som är master för varje typ av data.
- Kontrollera vilka API:er och filformat systemen stödjer.
- Välj integrationsstrategi: egenutvecklat, färdiga kopplingar eller integrationsplattform.
- Säkerställ GDPR och informationssäkerhet: var lagras datan, finns personuppgiftsbiträdesavtal och relevanta certifieringar som ISO 27001?
- Planera för förändring: vad händer med integrationerna när ni byter ett system?
- Se till att någon får larm när ett flöde inte går fram.
Vanliga frågor om Best of Breed
Vad betyder Best of Breed?
Best of Breed betyder att man väljer det bästa systemet inom varje funktionsområde från olika leverantörer, i stället för en allt-i-ett-lösning från en och samma leverantör.
Är Best of Breed dyrare än ett allt-i-ett-system?
Licenskostnaden kan bli högre, men den totala kostnaden beror på hur mycket manuellt arbete och hur många fel som undviks. Med automatiserade integrationer blir Best of Breed ofta kostnadseffektivt.
Hur integrerar man HR-system och lönesystem?
Antingen via egenutvecklade kopplingar, via leverantörernas färdiga integrationer eller via en integrationsplattform som kopplar ihop alla system och hanterar dataflödena mellan dem.
Passar Best of Breed för mindre företag?
Ja, särskilt om integrationerna sköts av en plattform eller partner. Mindre företag har ofta inte resurser att bygga egna integrationer, men kan ändå välja de system som passar dem bäst.
Vad är skillnaden mellan Best of Breed och en HCM-svit?
En HCM-svit samlar HR, lön och närliggande funktioner hos en leverantör. Best of Breed kombinerar specialiserade system från flera leverantörer och kopplar ihop dem med integrationer.
